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도시정비법상 서면결의서
본인확인의무
재건축 · 재개발 등 정비사업을 진행시 중요사항에 대해 총회 의결을 요하는 경우가 많다.
그렇지만 사실상 상당수의 조합원이 매번 총회에 직접 참석하기란 쉽지 않기 때문에 도시 및
주거환경정비법(약칭:도시정비법)은 조합총회의 의결방법을 정하면서 서면으로 의결권을 행사할 수 있도록 하였다(제45조제5항).
따라서 정비사업에서 서면결의서를 적법 · 유효하게 행사할 수 있도록 하는
것은 중요한 이슈이다.
글 김한나
법무법인 두우 변호사
대한주택건설협회 자문 변호사
본인확인 의무를 개별 조합의 정관에 위임하고 있어
과거 서면결의서를 위조 등 방법으로 악용하는 경우가 있어 도시정비법은 ‘조합은 서면의결권을 행사하는 자가 본인인지를 확인하여야 한다’라고 규정하였다(제45조제6항, 2021. 8. 10. 개정).
문제는 도시정비법은 서면의결권을 행사하는 자가 본인인지 확인하라는 의무만 부과하였을 뿐 그 방법에 대하여 구체적으로 정하고 있지 아니하고, ‘총회의 의결방법, 서면의결권 행사 및 본인확인방법 등에
필요한 사항은 정관으로 정한다’라고 개별 조합의 정관에 위임하고 있다는 점이다(제45조제9항).
이로 인해, 많은 정비사업현장에서 조합의 서면결의서에 대한 본인확인방법을 정관에 구체적으로 정하지 않은 경우, 조합의 본인확인방법 문제로 다툼이 있다. 예를 들어, 신분증, 인감증명서 등을 첨부하지
아니한 서면결의서를 유효하다고 판단할 수 있는지가 문제되는 경우가 많다.
조합원 신원과 의사 확인 요건 구비되면 ‘효력’
우리 법원의 판례는, “서면결의서의 경우에는 방식에 제한이 없어 조합원의 신원과 의사를 확인할 수 있는 정도의 요건이 구비되면 효력이 있다고 봄이 상당하다. 따라서 이 사건 임시총회 서면결의서에 조합원들의 인감증명서가 첨부되어 있지 않았다거나 날인, 서명, 주소 기재, 작성일자 기재의 전부 또는 일부가 누락되었더라도 조합원의 신원과 의사를 확인할 수 있는 한 이를 무효라고는 볼 수 없다(서울행정법원 2009.12.31. 선고 2009구합27824 판결)”라고 보면서도, “조합의 본인확인 의무는 단체법적 법률관계의 객관성, 명확성, 안정성을 위하여 불필요한 법적 분쟁을 방지하기 위한 것이라고 이해되는 이상, 비록 구체적인 본인확인방법이 채무자의 정관에 반영되어 개정되지는 않았더라도 이 사건 총회 당시 채무자로서는 서면의결권을 행사하는 자가 본인인지 여부를 확인하였어야 할 것이다. 이 사건 서면결의서에는 신분증 사본 등 본인인지 여부를 확인할 수 있는 자료가 첨부되어 있지 아니하고, 본인 여부를 확인하였다고 볼 만한 아무런 자료가 없다(서울중앙지방법원 2022. 3. 21.자 2021카합22041 결정)”라고 하였다.
서면결의서의 본인확인 방식을 정관에 정하는 것이 바람직
이를 종합해보면, 서면결의서의 본인확인 방식을 정관에 구체적으로 정하지 않더라도, 조합은 본인확인을 하여야 할 의무가 있고, 다만 그 방식은 인감증명서, 신분증 등을 첨부하여야 할 것을 요하는 것은 아니지만 적어도 조합원의 신원과 의사를 확인할 수 있는 정도로 본인확인이 필요하다는 것이다. 따라서 새롭게 정비사업을 시행하는 경우 서면결의서의 본인확인 방식을 미리 구체적으로 정관에 정하는 것이 필요하고, 정관이 정하지 못한 경우에는 불필요한 법적 분쟁을 불식시키기 위하여 인감증명서, 신분증 등을 첨부하는 방식으로 본인확인의무를 이행하는 것을 권고한다.